Parlons organisation, listes et agendas - jour 21 - #31bloggingdays

Je vous propose un petit point sur mes méthodes anti-procrastination pour ce jour 21 des #31bloggingdays.

J'ai eu ma période où j'étais sévèrement accro aux listes et aux procédures de productivité. J'avais mon stack de fiches bristol de choses à faire dans ma poche, avec des fiches spécialisées pour l'agenda, des fiches coup de téléphone à donner, etc. Maintenant j'ai laissé tomber la forme et conservé ce qui m'intéressait.

Le système GTD convient bien à mon travail qui est fait de milliers de petites ou grosses demandes qui se suivent dans le plus parfait désordre.Au fil du temps, je n'ai gardé que la partie efficace du système GTD. Évaluer tous les machins qui me tombent dessus et leur assigner une action dés leur arrivée.

Orga_GTD.jpg

C'est devenu un réflexe. Première chose c'est d'identifier la nature de la demande. Tâche, Tâches, projet, Information, point d'agenda, etc.

Si c'est faisable en moins de 2 à 5 minutes, je le fais immédiatement, le reporter et m'en souvenir puis rechercher l'info initiale me prendrait plus de temps. Si c'est un point d'agenda, je le note immédiatement (ce qui prend moins de cinq minutes). Si je dois le déléguer, J'évalue si le faire moi-même prend moins de cinq minutes, si le déléguer prend moins de cinq minutes, sinon je planifie l'action de déléguer. Ensuite, il reste les actions à proprement parler.

Si c'est une action sans date et heure spécifique, je la mets sur ma liste de choses à faire, en réévaluant les priorités de ce qui s'y trouve déjà. Hors urgence, j'applique le first-in first-out ou l'envie du moment. Si l'action possède une date butoir proche, je la mentionne dans ma liste de tâches. Pour une date éloignée, il m'arrive de la fixer dans mon agenda.

Mon problème principal est quand une action se définit en cascade d'actions ou de personnes, ce qui est typiquement le cas des projets. Là on touche aux limites du système. En général, je décompose en une checklist avec une suite d'actions et je traite les résultats des actions comme n'importe quel élément entrant.

J'échoue aussi parfois à inclure les "questions à la signature". Certains collègues ont l'art d'avoir un objet principal dans un mail, et puis une petite demande annexe parfois hors-sujet juste au-dessus de la signature, je passe parfois à-côté. C'est un point d'attention.

IMG_7482.JPGMes listes et mon agenda sont encore old-school, en papier. Je ne reporte que les réunions dans mon agenda électronique pour disposer des infos pratiques et des rappels. Pour le reste, j'aime griffonner, barrer, raturer. Mes listes n'ont pas de format particulier, elles sont jetables. Un post-it, une feuille de brouillon, un bout de papier qui traine ou un ticket de caisse font l'affaire. Parfois j'ai un carnet de notes spécialisé, mais je peux m'en passer. Je jette mes listes, pour ne pas devoir chercher la liste courante dans les mourantes.

Les listes me servent à ne pas oublier ce que je veux/dois faire sur une journée, mais aussi pour reprendre plus facilement le lendemain mes tâches en cours. Je me laisse parfois une petite note pour le lendemain.

Je mélange allègrement boulot et perso sur mes listes ce qui m'évite d'avoir plusieurs listes en cours.

Parfois pour le boulot je fais d'autres types de listes. Quand je publie des pages sur mon site, je dois le faire en 4 langues, ce qui entraîne de nombreuses actions répétitives. Tenir une petite liste des tâches effectuées me permet de ne pas perdre le fil. J'utilise évidemment aussi les classiques liste de choses à prévoir, à emporter et les listes de courses, etc.

Dans l'ensemble ça fonctionne pas trop mal. Je ne change rien, sauf si je trouve mieux.

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