gtd

  • Parlons organisation, listes et agendas - jour 21 - #31bloggingdays

    Je vous propose un petit point sur mes méthodes anti-procrastination pour ce jour 21 des #31bloggingdays.

    J'ai eu ma période où j'étais sévèrement accro aux listes et aux procédures de productivité. J'avais mon stack de fiches bristol de choses à faire dans ma poche, avec des fiches spécialisées pour l'agenda, des fiches coup de téléphone à donner, etc. Maintenant j'ai laissé tomber la forme et conservé ce qui m'intéressait.

    Le système GTD convient bien à mon travail qui est fait de milliers de petites ou grosses demandes qui se suivent dans le plus parfait désordre.Au fil du temps, je n'ai gardé que la partie efficace du système GTD. Évaluer tous les machins qui me tombent dessus et leur assigner une action dés leur arrivée.

    Orga_GTD.jpg

    C'est devenu un réflexe. Première chose c'est d'identifier la nature de la demande. Tâche, Tâches, projet, Information, point d'agenda, etc.

    Si c'est faisable en moins de 2 à 5 minutes, je le fais immédiatement, le reporter et m'en souvenir puis rechercher l'info initiale me prendrait plus de temps. Si c'est un point d'agenda, je le note immédiatement (ce qui prend moins de cinq minutes). Si je dois le déléguer, J'évalue si le faire moi-même prend moins de cinq minutes, si le déléguer prend moins de cinq minutes, sinon je planifie l'action de déléguer. Ensuite, il reste les actions à proprement parler.

    Si c'est une action sans date et heure spécifique, je la mets sur ma liste de choses à faire, en réévaluant les priorités de ce qui s'y trouve déjà. Hors urgence, j'applique le first-in first-out ou l'envie du moment. Si l'action possède une date butoir proche, je la mentionne dans ma liste de tâches. Pour une date éloignée, il m'arrive de la fixer dans mon agenda.

    Mon problème principal est quand une action se définit en cascade d'actions ou de personnes, ce qui est typiquement le cas des projets. Là on touche aux limites du système. En général, je décompose en une checklist avec une suite d'actions et je traite les résultats des actions comme n'importe quel élément entrant.

    J'échoue aussi parfois à inclure les "questions à la signature". Certains collègues ont l'art d'avoir un objet principal dans un mail, et puis une petite demande annexe parfois hors-sujet juste au-dessus de la signature, je passe parfois à-côté. C'est un point d'attention.

    IMG_7482.JPGMes listes et mon agenda sont encore old-school, en papier. Je ne reporte que les réunions dans mon agenda électronique pour disposer des infos pratiques et des rappels. Pour le reste, j'aime griffonner, barrer, raturer. Mes listes n'ont pas de format particulier, elles sont jetables. Un post-it, une feuille de brouillon, un bout de papier qui traine ou un ticket de caisse font l'affaire. Parfois j'ai un carnet de notes spécialisé, mais je peux m'en passer. Je jette mes listes, pour ne pas devoir chercher la liste courante dans les mourantes.

    Les listes me servent à ne pas oublier ce que je veux/dois faire sur une journée, mais aussi pour reprendre plus facilement le lendemain mes tâches en cours. Je me laisse parfois une petite note pour le lendemain.

    Je mélange allègrement boulot et perso sur mes listes ce qui m'évite d'avoir plusieurs listes en cours.

    Parfois pour le boulot je fais d'autres types de listes. Quand je publie des pages sur mon site, je dois le faire en 4 langues, ce qui entraîne de nombreuses actions répétitives. Tenir une petite liste des tâches effectuées me permet de ne pas perdre le fil. J'utilise évidemment aussi les classiques liste de choses à prévoir, à emporter et les listes de courses, etc.

    Dans l'ensemble ça fonctionne pas trop mal. Je ne change rien, sauf si je trouve mieux.

  • Organisation: petit recul sur mon organisation

    MoleskineLes fidèles ont lu un jour un article à propos de mon système d'organisation personnel: c'est ici

    Quelques réflexions sur l'évolution du système... qui fonctionne toujours de manière satisfaisante

    L'Agenda Moleskine RED, qui présente une page de notes en vis à vis de mon semainier recèle la dangereuse tentation de  noter les taches en vis à vis d'une semaine, ce qui est contraire à l'idée de séparer les évènements liés au temps (rendez-vous, réunions, échéances) et ceux qui sont "libres". En effet, arrive le moment de reporter d'une semaine, et un agenda ne devrait pas servir à reculons (à part pour une revue annuelle), et perdre du temps à reporter des évènements de semaine en semaine est contreproductif et culpabilisant.  

    Un autre danger qui me guette est de ritualiser les choses, de m'attacher à la forme plus qu'au contenu. Ne vouloir qu'une couleur pour remplir les fiches (et perdre mon temps à chercher 'CE' bic au lieu d'écrire avec n'importe quoi). Perdre son temps à noter une tâche effectuée pour la biffer est gratifiant, mais fait partie des petites pertes de temps à traquer.

    Reste le problème de l'archivage. Jusqu'ici, le travail effectué se suffisait comme preuve. Mais pour le moment, il nous est demandé régulièrement de "prouver", "chiffrer", "documenter" notre travail. Et là mon système montre des lacunes. J'ai tendance à ignorer la partie "archivage des fiches organisation" (qui ne sont pas datées) puisque c'est un système courageux pour "faire face" pas un système défensif pour couvrir mes arrières.

    Je crois encore naïvement que bien faire mon boulot est suffisant, alors qu'il vaut mieux faire savoir qu'on travaille que de travailler.

    decoration

    • Faire quelque chose
    • Faire quelque chose d'autre
    • Faire plus de trucs
    • Recommencer

     

  • Organisation: la liste parfaite

    20071126-todo-list

    • Faire quelque chose
    • Faire quelque chose d'autre
    • Faire plus de trucs
    • Recommencer

    Excellent, la to-do list idéale, itérative, le rève de la lutte anti-procrastination.

  • Organisation: mes "Moleskine Hacks"

    Les "Moleskine hacks" sont des petits trucs pour utiliser ces petits carnets bien pratiques au mieux de leur possibilités.

     decorationExemple: comme beaucoup de monde, je travaille avec mon agenda sur deux semaines, les réunions de dernière minute, et les "on en discute la semaine prochaine".

    NOTE: En accord avec les systèmes d'organisation de type "Getting things done, ou GTD", je ne mets dans l'agenda que les évènements liés au temps (date, heure, réunions), les autres éléments sont reportés sur des listes d'actions.

    En utilisant, d'une part le marque page sur la semaine en cours, et d'autre part l'élastique (qui sert à fermer le carnet) pour tenir la semaine suivante ouverte, mon agenda tombe toujours ouvert sur les bonnes pages.

    Quand je l'ouvre à plat, la page séparant les deux semaines reste en l'air, levée au centre, et selon que je l'aplatis à gauche ou a droite, je suis immédiatement sur les bonnes dates.

    L'autre accessoire génial dans la série des moleskines est le "mémo":

     

    decoration

     

    C'est un classeur à soufflet au format pouche, soit 9x14 cm.

     

     

    Le mien contient par exemple:

    • des photos d'identité
    • des timbres
    • des fiches bristol blanc
    • une ou deux enveloppes
    • des cartes de visites: professionnelles, privées et musicien
    • qqs post-its
    • qqs trombones sur les soufflets
    • des index de lecture autocollant provisoires (marque les fautes, les citations)
    • des marque pages autocollants provisoires (transforme toute page en intercalaire provisoire).