organisation

  • Parlons organisation, listes et agendas - jour 21 - #31bloggingdays

    Je vous propose un petit point sur mes méthodes anti-procrastination pour ce jour 21 des #31bloggingdays.

    J'ai eu ma période où j'étais sévèrement accro aux listes et aux procédures de productivité. J'avais mon stack de fiches bristol de choses à faire dans ma poche, avec des fiches spécialisées pour l'agenda, des fiches coup de téléphone à donner, etc. Maintenant j'ai laissé tomber la forme et conservé ce qui m'intéressait.

    Le système GTD convient bien à mon travail qui est fait de milliers de petites ou grosses demandes qui se suivent dans le plus parfait désordre.Au fil du temps, je n'ai gardé que la partie efficace du système GTD. Évaluer tous les machins qui me tombent dessus et leur assigner une action dés leur arrivée.

    Orga_GTD.jpg

    C'est devenu un réflexe. Première chose c'est d'identifier la nature de la demande. Tâche, Tâches, projet, Information, point d'agenda, etc.

    Si c'est faisable en moins de 2 à 5 minutes, je le fais immédiatement, le reporter et m'en souvenir puis rechercher l'info initiale me prendrait plus de temps. Si c'est un point d'agenda, je le note immédiatement (ce qui prend moins de cinq minutes). Si je dois le déléguer, J'évalue si le faire moi-même prend moins de cinq minutes, si le déléguer prend moins de cinq minutes, sinon je planifie l'action de déléguer. Ensuite, il reste les actions à proprement parler.

    Si c'est une action sans date et heure spécifique, je la mets sur ma liste de choses à faire, en réévaluant les priorités de ce qui s'y trouve déjà. Hors urgence, j'applique le first-in first-out ou l'envie du moment. Si l'action possède une date butoir proche, je la mentionne dans ma liste de tâches. Pour une date éloignée, il m'arrive de la fixer dans mon agenda.

    Mon problème principal est quand une action se définit en cascade d'actions ou de personnes, ce qui est typiquement le cas des projets. Là on touche aux limites du système. En général, je décompose en une checklist avec une suite d'actions et je traite les résultats des actions comme n'importe quel élément entrant.

    J'échoue aussi parfois à inclure les "questions à la signature". Certains collègues ont l'art d'avoir un objet principal dans un mail, et puis une petite demande annexe parfois hors-sujet juste au-dessus de la signature, je passe parfois à-côté. C'est un point d'attention.

    IMG_7482.JPGMes listes et mon agenda sont encore old-school, en papier. Je ne reporte que les réunions dans mon agenda électronique pour disposer des infos pratiques et des rappels. Pour le reste, j'aime griffonner, barrer, raturer. Mes listes n'ont pas de format particulier, elles sont jetables. Un post-it, une feuille de brouillon, un bout de papier qui traine ou un ticket de caisse font l'affaire. Parfois j'ai un carnet de notes spécialisé, mais je peux m'en passer. Je jette mes listes, pour ne pas devoir chercher la liste courante dans les mourantes.

    Les listes me servent à ne pas oublier ce que je veux/dois faire sur une journée, mais aussi pour reprendre plus facilement le lendemain mes tâches en cours. Je me laisse parfois une petite note pour le lendemain.

    Je mélange allègrement boulot et perso sur mes listes ce qui m'évite d'avoir plusieurs listes en cours.

    Parfois pour le boulot je fais d'autres types de listes. Quand je publie des pages sur mon site, je dois le faire en 4 langues, ce qui entraîne de nombreuses actions répétitives. Tenir une petite liste des tâches effectuées me permet de ne pas perdre le fil. J'utilise évidemment aussi les classiques liste de choses à prévoir, à emporter et les listes de courses, etc.

    Dans l'ensemble ça fonctionne pas trop mal. Je ne change rien, sauf si je trouve mieux.

  • Organisation: 'To Do List' pour fin 2009 - début 2010

    Moleskine

    Les trucs à faire à très court terme (qqs jours max):

    - me raser
    - finir de préparer mes cours de guitare
    - tester le Fishman SoloAmp et rédiger le test comparatif avec le loudbox 100
    - reranger les amplis et les cables et tous les accessoires "musique"
    - commander les cadeaux de Noël du Net
    - descendre mon bon lutrin et virer les autres, trier les partitions

    Les trucs que je dois faire à court terme (15 jours):

    - voir l'expo "Controverses" au Botanique, du 24.09.09 - 03.01.10 (!)
    - aller au marché de Noël
    - m'engager pour ma planète http://www.jedonnevieamaplanete.be/
    - réaliser quelques uns de ces engagements
    - acheter mes cadeaux de Noël
    - reprendre le sport (fatigue, maladie et blessure m'ont un peu éloigné de mon tapis de course)
    - prendre le temps de boire mon café le matin
    - recopier mon carnet d'adresses proprement
    - bosser la guitare mieux et plus
    - recommencer une nouvelle DB Lightroom "propre" (au 1er janvier)
    - perdre du poids
    - reprendre vitamines et Omega3
    - faire le bilan de l'année et prendre mes "bonnes résolutions" 2010

    Les trucs que je dois faire à moyen terme (1 mois ou deux):

    - acheter une foreuse (non, je ne la veux PAS pour Noël, sinon j'offre des mixeurs et des fers à repasser)
    - faire le faux plafond dans le hall
    - ranger la cour quand les plaques du faux plafond seront parties
    - planifier l'audit énergétique de la maison
    - isoler mon grenier

    - aller passer un weekend à Amsterdam

    - retapisser/peindre mon salon
    - aménager la cuisine d'été
    - réenregistrer mon répertoire, préparer une démo
    - visiter le musée de la photo de Charleroi
    - perdre du pôids
    - préparer et donner trois concerts: un public, un privé, et un virtuel

    Les trucs que je dois faire à long terme (6 mois)

    - stabiliser mon poids
    - faire une démo de 4-5 titres
    - sélectionner et faire des beaux tirages de quelques unes de mes photos (pour la maison)

  • Travaux pratiques de photographie: organisation des cartes mémoires

    e400L'olympus e400 comporte 2 emplacements pour cartes mémoires, un emplacement CF et un xD.

    Je possède 3 cartes CF, et 2 XD, chacune de 2 Gb. (2 CF Ultra II, 1 ultra III, l'e-400 plafonne en écriture, ça ne servait à rien de prendre des cartes plus rapides). les cartes xD sont plus lentes à l'écriture.

    Je me servais jusqu'il y a peu de l'emplacement pour cartes mémoires du slingshot AW100, la pochette sur le rabat (sur l'image ci-dessous). Chacune des cartes dans un petit boitier en plastique, mais je perdais pas mal de temps à changer de carte (même si le fait d'avoir deux cartes dans l'appareil m'a sauvé plus d'une fois).

    Lowepro Slingshot 100 AW

    J'ai acheté pour un euro, il y a quelques temps une pochette pour cartes mémoire. Elle comporte 6 emplacements, et un passant pour ceinture. Pour voyager léger et emporter mon e400+25mmf2.8 pancake seulement, j'ai acheté pour un euro  (!), il y a quelques temps une pochette pour cartes mémoire. Elle comporte 6 emplacements, et un passant pour ceinture.

    J'ai numéroté les cartes ...

    20091024-PA240557

    Le tout glissé dans une poche, je trouve ce système finalement plus rapide et confortable.

    Deux cartes sont dans l'appareil (1 CF+xD), les trois restantes sont dans la pochette. Les cartes pleines passent de gauche à droite dans la pochette. Même dans le noir, pas d'erreur possible.

    Comme les cartes CF sont plus rapides, pour l'écriture et la manipulation, je les utilise en priorité, en gardant les cartes xD comme solution de secours ...

    20091024-PA240559

    Avantages:

    • vitesse
    • organisation

    Désavantage:

    • risque d'écrire plus sur les premières cartes que sur les dernières, avec usure plus rapide
    • si je perds la pochette, je perds toutes les cartes sauf celles de l'appareil (mais le risque de vol du sac complet existe aussi)

    ... et vous, vous faites comment ?

  • Organisation: Behance action runner

    Parmi mes nombreuses addictions, le papier figure en bonne position. Les outils d'organisation qui mélangent le low tech et un certain luxe.

    Le Behance "action runner" est un bel objet du désir pour moi. Taillé pour la main et la poche, il permet de définir une liste d'actions rapidement et élégamment. Le toucher de ce papier est magnifique et en orange il est ... irrésistible.

    Ex: Suivi de projet avec le nom du projet en haut avec sa date, actions à prendre, notes ou dessins au dos ou liste de courses, checklist pour un déménagement, menu pour la journée, listes de rendez-vous ... playlist pour un concert ... les applications sont infinies.

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    Dommage qu'il n'existe pas de magasin en Europe ...

    Ils font des cartes aussi ...

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    et des stickers pour transférer dans un agenda:

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  • Shopping: Oh monde cruel et plein de tentations ... (Eastpak Madison Camo funk)

    Je le veux ... (on dit "je voudrais", mais c'est un peu mou je trouve).

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    J'ai flashé sur le "Eastpak Madison Camo funk" ... se porte en bandoulière ou en travers avec une sangle de poitrine. Un joli format pour porter 3/4 arrière sur la hanche. Des poches partout, pour gsm, agenda, bloc notes ... et pour glisser un (petit) appareil photo.

    Il existe des couleurs plus sages, mais à quoi bon ...

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  • Sortie: Transardentes 2009

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    Waw, quelle soirée ... les transardentes 2009.

    Organisation impeccable, les problèmes de toilettes (6 toilettes pour 10.000 personnes l'année passée) et de points d'eau gratos sont réglés, il y avait des navettes gratuites pour revenir ... le concept du forfait toilettes m'a fait rire ... un bracelet jaune pour aller faire pipi.

    Feadz: très bon mixages, avec des morceaux retros qui m'ont fait bien plaisir

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    Soldout: sympa, mais une heure pas plus, après ça tourne en rond. J'ai été bluffé par la qualité du mixage instru/voix, qui était bien net. Je les échange contre Can'D ou Suffocating minds.

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    Birdy nam nam: la claque, la gifle, l'uppercut musical, ils ont tout déchiré... dommage qu'ils n'ont joué que 50 minutes montre en main (pour ça aussi, ils sont très précis)

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    NOTE: deux versions du programme circulaient dans la salle, et j'avais la mauvaise, j'ai raté le début de Birdy nam nam.

    Jeff Mills: bien, mais mou du genou, et surtout aucun contact avec le public, il mixe un peu en autiste ... si on laisse monter la musique, on passe un bon trip musical. Mais ça manque de punch à mon gout. (c'est pas lui sur la photo).

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    (Toutes les photos Niko Vanraes, dont l'appareil a perdu le match contre un laser vert, je pense que le capteur a cramé).

  • Organisation: Gmail

    AquaObjectsJe suis un adepte de Gmail et de ses gadgets (et au diable la vie privée !).

    J'ai (re)découvert une astuce sur lifehack.org ce matin.

    En utilisant le paramètre +mot dans une adresse mail, vous pouvez attribuer un mot clé à un mail automatiquement.

    Par exemple: prénom.nom+boulot@gmail.com donnera le mot clé "boulot" à votre message.

    Utilité:

    Quand vous vous envoyez un message (si si, ça m'arrive, pas vous ?).

    Quand vous vous inscrivez sur un site qui demande une adresse, vous pouvez créer une adresse spéciale qui sera triée dans une catégorie à l'arrivée. Celà vous permet aussi d'identifier un éventuel spammeur.

    Exemple: prénom.nom+newsletterphoto@gmail.com